Т.В. Копнина,

Начальник отдела внедрения ЕСЭДД

В 2001 году распоряжение Правительства РФ № 910-р “О программе социально-экономического развития Российской федерации на среднесрочную перспективу (2002-2004 гг.)” и программа Правительства Российской Федерации “Электронная Россия на 2002-2010 гг.” обозначили необходимость использования в работе органов государственной власти автоматизированных систем управления делопроизводством и наметили план создания электронного документооборота между федеральными и муниципальными органами государственной власти.

В Санкт-Петербурге системы автоматизации процессов делопроизводства в органах государственной власти использовалась с 1991 году (разработчик ГП “Центр компьютерных разработок), а в середине 1998 года был объявлен тендер на создание Единой системы электронного документооборота и делопроизводства Администрации Санкт-Петербурга, основанной на современных платформах и технологиях. В 1999 году, несмотря на финансовый кризис, система вступила в эксплуатацию на 6-ти запланированных пилотных объектах. Подразделения города не дожидаясь последствий “Проблемы 2000” переходили в своей работе на новые программные продукты и технологии.

Специалистами государственного предприятия “Центр компьютерных разработок” (а именно эта организация стала победителем тендера) в короткие сроки была создана система автоматизации процессов делопроизводства и организации электронного документооборота для Администрации города. В системе реализованы не только потребности делопроизводителей в создании больших упорядоченных массивов данных, которые позволяют учитывать документы, осуществлять быстрый поиск регистрационных карточек, следить за ходом рассмотрения и исполнения документов, быстро получать различные статистические и аналитические отчеты, но и созданы предпосылки перехода от бумажного документооборота к электронному.

В Санкт-Петербурге, пожалуй, впервые в стране была создана и внедрена столь масштабная автоматизированная система, которая объединила все территориальные и отраслевые подразделения Администрации города в единое информационное пространство. К началу 2003 года Единая система электронного документооборота и делопроизводства Администрации Санкт-Петербурга (далее ЕСЭДД) охватила практически все структурные подразделения.

При проектировании системы разработчики поставили перед собой задачи и претворили в жизнь решения, которые позволили не только реализовать текущие потребности Пользователей, но и создали надежную основу для развития новых технологий и методик в области автоматизации делопроизводства и организации электронного делопроизводства:

• внедрение системы не приводит к серьезным изменениям сложившихся в организации методик по документационному обеспечению управления,
• система гибко настраивается на особенности работы с документами в конкретной организации, но не позволяет Пользователям нарушать установленные нормы правовых документов,
• система масштабируема, т.е. позволяет начать внедрение с ограниченного числа рабочих мест с последующим безболезненным подключением новых участников документооборота,
• система предусматривает возможность подключения к своему информационному пространству объекты, не входящие в единую сеть (территориально удаленные объекты),
• система обеспечивает быстрый и удобный доступ к информации, которая накапливается в процессе ее работы (в том числе и удаленный доступ, если у Пользователей возникает такая потребность),
• система предоставляет возможность быстрого формирования статистических и аналитических отчетов,
• система обеспечивает разграничение доступа как к самим электронным документам и информации о них, так и к операциям с этой информацией,
• система поддерживает работу с документом на всех этапах его жизненного пути (бумажным и электронным): создание проекта, согласование, утверждение, рассылка, исполнение, опубликование, хранение и т.д.,
• система обеспечивает работу и с бумажными и с электронными документами,
• система обеспечивает аутентичность электронной и бумажной версий документа,
• система предусматривает возможность обмена информацией с другими системами автоматизации процессов делопроизводства,
• технология работы с системой такова, что не приводит к повышенному требованию компьютерной квалификации Пользователей.

Для того чтобы наиболее полно реализовать автоматизацию функций делопроизводства, обеспечить универсальность и возможность поэтапного внедрения, ЕСЭДД была создана по принципу блочной структуры, т.е. состоит из самостоятельных, независимых друг от друга функциональных систем, ориентированных на работу с определенными документопотоками:

• Служебная корреспонденция;
• Контроль исполнения;
• Письма и обращения граждан;
• Подготовка документов;
• Регистрация документов;
• Учет кадров.

С помощью корпоративных сервисов функциональные системы объединяются в единое информационное пространство, что позволяет функциональным системам обмениваться информацией друг с другом, рассылать информацию Пользователям на их рабочие места, проводить сбор и обработку данных одновременно из разных функциональных систем, на основе технологии Internet/Intranet предоставлять Пользователям информацию из Банков данных.

Банки данных также являются составной частью ЕСЭДД и представляют собой не просто хранилища электронных текстов документов, а технологии автоматизированного архивирования документов в процессе их создания.

Поскольку Банки данных создавались на основе программных технологий “Кодекс”, пользователю доступны:

• мощный поисковый сервис в больших массивах документов,
• богатые возможности представления документов: (гипертекстовые ссылки, включение в текст документов графики, таблиц, формул и т.д.),
• возможности интеграции с системами электронного документооборота, правовыми базами данных, продуктами MS Office.

Наиболее интересными решениями, отличающими ЕСЭДД от других отечественных систем такого класса, является то, что эта система создавалась не как программный продукт, а как технология автоматизации делопроизводства и организации электронного документооборота.

В основу этой технологии положены следующие основное принципы:

• вся информация о документах накапливается в системе в процессе повседневной работы без привлечения дополнительного персонала,
• проекты документов готовятся средствами системы, хранятся в полнотекстовых базах данных и после утверждения помещаются в эталонный банк данных электронных документов,
• все участники документооборота, в соответствии с их компетенцией, могут иметь доступ к информации о документах,
• информация о документах и тексты документов могут передаваться организациями в электронном виде.

В практике делопроизводства так сложилось, что документы уже повсеместно готовятся с помощью компьютеров, т.е. сначала появляется электронная версия документа, которая хранится в каком-то файле, на чьем-то компьютере. Затем создается бумажный документ, который проходит процедуру согласования, утверждения, регистрации, размножения, рассылки и т.д. до момента передачи на архивное хранение или уничтожение. И если на этапе согласования еще встречается практика работы с электронной версией документа (чаще всего к проекту бумажного документа прилагается дискета), то на этапе утверждения всегда уже существует традиционный бумажный документ, который потом различными способами (набивка, сканирование) переводят опять в электронный вид. Электронный документ помещают либо в файл (в лучшем случае этот файл хранится на сервере), либо в базу данных (обычно на этапе списания в дело), либо в виде вложения пересылают по электронной почте. При такой технологии обеспечить аутентичность бумажной и электронной версии документа можно, а вот гарантировать нельзя, поскольку присутствует человеческий фактор, который не застрахован от ошибок.

ЕСЭДД использует другую технологию: текст будущего документа уже на этапе создания сразу помещается в полнотекстовую базу данных. Система позволяет:

• подготовить этот текст по всем правилам, в соответствии с принятыми стандартами,
• создать и использовать библиотеку бланков,
• создать неограниченное число версий документа,
• прикреплять к тексту документа, хранящемуся в полнотекстовой базе данных, внешние файлы любого формата,
• быстро найти нужный текст (поддерживается как атрибутный, так и контекстный поиск),
• установить связь между документом и его приложениями, которые оформлены в виде самостоятельных документов,
• установить гипертекстовые ссылки,
• установить разграничение доступа к тексту документа.

После того, как электронный текст переносится на бумажный носитель и становится документом, система блокирует его электронную версию от каких-либо изменений и помещает ее в эталонный банк электронных документов.

Таким образом мы имеем полностью аутентичные версии документов – бумажную и электронную. При наличии электронной цифровой подписи на электронных документах обе версии становятся равноправными при организации дальнейшего документооборота.

Рис. 1

На Рис.1 изображена структура корпоративного документооборота на основе, которой функционирует ЕСЭДД. Документы и информация о них могут в электронном виде передаваться между структурными подразделениями Администрации города в любом направлении: линейно по вертикали и по горизонтали, или “веером”, одновременно в несколько организаций. “Глубина” организации документооборота – не ограничена. В Администрации Санкт-Петербурга в электронный документооборот вовлечены подразделения начиная с Канцелярии Администрации и заканчивая отделами территориальных управлений. Всего - 180 объектов, в которых около 2,5 тыс. рабочих мест работают с ЕСЭДД города.

На Рис. 2 приведена схема накопления информации в корпоративном Банке данных и организации доступа к этой информации удаленных Пользователей.

Банк документов организации

Рис. 2

Современная практика организации документооборота, особенно в органах государственной власти, ориентируется на работу с бумажными документами, поэтому и ЕСЭДД в настоящее время функционирует в режиме, когда электронный документооборот сопровождает (дублирует) традиционный бумажный.

Сейчас Комитет по информатизации и связи Администрации Санкт-Петербурга ведет активную работу по разработке технологии и методики использования электронной цифровой подписи (ЭЦП), в том числе и в электронном документообороте. Многие должностные лица уже имеют свои ключи.

ЕСЭДД уже готова к использованию ЭЦП. На первом этапе ЭЦП будет использоваться при работе с контрольными картами по поручениям Губернатора Санкт-Петербурга и при рассылке нормативных и оперативно-распорядительных документов. По мере того, как ЭЦП станет привычным атрибутом повседневной работы с документами, ЕСЭДД Администрации Санкт-Петербурга превратится в истинно Систему Электронного Документооборота.