Ю.А. Львова, консультант консалтинговой группы "Дамос'

• Секретарь в небольшой компании
• Секретарь-референт в небольшой компании
• Секретарь-reception
• кретарь-делопроизводитель
• Офис-менеджер (администратор)
• Руководитель секретариата
• Секретарь-переводчик
• Помощник (личный секретарь) руководителя
• Уровень заработной платы секретарей

"Секретарь - это лицо фирмы" - утверждение из разряда банальных истин. Но что делать, если "лицо" у фирмы хорошее, а с секретарями не везет? Проанализировать процесс поиска и отбора, а главное, правильно сформулировать ваши "ожидания" от идеального секретаря, соотнеся их с "ожиданиями" кандидата от идеального места работы. Естественно, что ничего идеального в природе нет, поэтому должен быть найден взаимный компромисс с опусканием ряда второстепенных, не самых главных качеств и свойств. Как просто сказать! Как сложно определить ине ошибиться! Секретарь - одна из самых субъективных должностей.

Внешнему консультанту приходится по роду своей работы выслушивать взаимные обиды обеих заинтересованных сторон - уважаемого работодателя и замученного недовольного секретаря.

Как правило, большинство амбициозных женщин воспринимают вакансию секретаря как первую ступень в развитии и построении карьерной лестницы (ошибка это или нет - вопрос не этой статьи). Практически все в дальнесрочной перспективе видят себя кем угодно (от рядового сотрудника одного из отделов до заместителя генерального директора крупной фирмы), только не профессиональным секретарем. Отсюда и желание немного поработать секретарем, а дальше... Ведь ума, обаяния, образования и организаторских способностей у девушек хоть отбавляй, а странный работодатель этого не замечает! Соответственно так активно и с энтузиазмом начатая работа рано или поздно будет сведена на абсолютно формальное исполнение необходимых обязанностей с множеством ошибок и проявлением неудовлетворенности, приводящее к взаимному желанию секретаря и работодателя расстаться.

Выводы очевидны: либо готовить из секретарей менеджеров (обязательно формализуя, при каких результатах и условиях произойдет этот переход), либо при отборе соискателей на вакансию секретаря избегать амбициозных кандидаток, хотя часто именно они и производят наиболее яркое впечатление.

Часто встречается и другой тип: секретари, достаточно профессионально исполняющие свои должностные обязанности, без завышенных требований к работодателю по поводу карьерной перспективы, но ревностно относящиеся к уровню заработной платы. Они легко переходят с фирмы на фирму ради небольшого увеличения заработной платы, их "охота к перемене мест" чаще всего связана просто с желанием поработать теперь в другой компании,получить новый опыт и познакомиться с новыми людьми. Застраховать себя от таких "мотыльков" можно, только тщательно выясняя список и временные промежутки предыдущих мест работы, а также принимая на работу женщин постарше и посерьезней, так как с возрастом стабильность ценится гораздо выше.

Отношение к должности секретаря в разных компаниях конечно различается.

В одних - это место с постоянной текучкой кадров. Секретари приходят, какое-то время работают и уходят. Как правило, это связано с неадекватным соотношением должностных обязанностей реальным возможностям и часто с уровнем оплаты труда ниже среднего в целом по рынку. Часто такие работодатели подходят к секретарям как к материалу (отработал и выкинул), считая, что место, где платят хоть какие-то деньги,пустым не останется, кого-нибудь служба кадров опять найдет. И находит, благо ищущих работу секретарей, среди которых преобладающее большинство - женщины, как правило, без конкретной специальности в диапазоне 19 -30 лет, хоть отбавляй.

Однако в большинстве успешных компаний отношение к секретарю - как к далеко не последней составляющей общего успеха, отсюда и требования.

Мы уже упоминали, что отношение к должности секретаря - одно из самых субъективных. Помимо формальных требований к профессиональному уровню (образование, знание языков, опыт работы и т. д.), следует целый список личных качеств и свойств, необходимых для успешной работы, а также обязательно приятные внешние данные, располагающие к общению. Характерно, что секретарь с внешностью фотомодели, но с недостаточными профессиональными знаниями и навыками сегодня встречается крайне редко и только в особых случаях.

Секретарь в небольшой компании,где в офисе порядка 20 чел. В обязанности такого секретаря входит все, до чего не доходят руки у более "занятых" сотрудников: прием телефонных звонков; подготовка текущих документов; работа с входящей-исходящей информацией; встреча посетителей, работа с клиентом (если остальные заняты); приготовление чая-кофе руководству и вытирание пыли, а также ведение первичной бухгалтерии (накладные, счета и т. д.) и элементарного кадрового делопроизводства; обеспечение офиса канцелярскими товарами и расходными материалами и т. д. Список этот можно продолжать дальше, обязанности будут видоизменяться и дополняться в зависимости от рода деятельности компании, сложившихся традиций и менталитета руководства. Если такой секретарь в большей степени выполняет поручения одного или нескольких руководителей, его принято считать секретарем-референтом, хотя это распространенное заблуждение.

Требования к такому специалисту: женщина, 20-30 (35) лет, желательно высшее образование (как гарантия образованности и интеллекта), хороший пользователь ПК (офисные приложения Windows), опыт работы секретарем от года или в половине случаев не обязателен. На этом, формальные требования часто заканчиваются, а дальше идет список пожеланий к личным особенностям секретаря: чтобы была и умница, и внешне приятная, и на рабочем месте не спала, и аккуратная, и ответственная, и исполнительная (по пять раз одно ито же говорить не надо), и спокойная, и на работу не опаздывала, и, если надо, допоздна задерживалась, и никогда не возражала ("надо, так надо!") и т. д. и т. п.

Секретарь-референт в небольшой компании, помимо всего выше перечисленного, планирует рабочий день одного или нескольких руководителей, выполняет более ответственные поручения. Если на фирме есть еще один секретарь, то либо все обязанности делятся поровну, либо один выполняет более квалифицированную и ответственную работу (референт), а другой - всеостальное (секретарь).

Требования к такому специалисту: женщина, 23-30 (35) лет, высшее образование, опыт работы от года секретарем-референтом, знание делопроизводства, грамотный пользователь ПК (офисные приложения), хорошая машинопись, умение работать с офисной оргтехникой.

Секретарь-reception (ресепшн), как правило, - вакансия либо в иностранных представительствах, либо в крупных российских компаниях, что связано с большим числом входящих звонков и приходящих посетителей. Ее обязанность - оперативно принять все звонки и распределить по абонентам внутри фирмы. "Секретарь на телефоне" - одна из самых однообразных и стрессовых работ, тем не менее требующая высокого уровня подготовки и профессионализма. Именно секретари за стойкой ресепшн первыми встречают посетителей в фирмах, серьезно относящихся к своей репутации.

Требования к такому специалисту: женщина, 20-27 (30) лет, желательно высшее образование, опыт работы секретарем-reception от года, пользователь ПК (офисные приложения), знание делопроизводства, приятный голос, грамотная речь.

Секретарь-делопроизводитель- не самая распространенная должность, в основном встречается в крупных компаниях, банках. В обязанности этого сотрудника входит учет входящей-исходящей документации, формирование и работа с архивом и различными базами данных, очень часто - кадровое делопроизводство.

Требования к такому специалисту: женщина, 25-40 (45) лет, образование желательно специальное, хороший пользователь ПК (офисные приложения), машинопись, опыт работы с архивом от двух лет.

Офис-менеджер (администратор)- так часто называют в компаниях секретаря, в обязанности которого входит своевременное обеспечение офиса всем необходимым для его жизнедеятельности. Как правило, это - квалифицированный сотрудник с хорошими организаторскими способностями, склонный к административной работе, способный принимать самостоятельные решения и управлять работой курьеров, водителей, уборщиц, взаимодействовать с сервисными службами. В зависимости от сложившихся традиций эту должность часто относят или к административно-хозяйственной службе, или к секретариату. Только в первом случае на эту должность приглашают мужчину и его служебные обязанности выглядят чуть иначе (добавляется ряд других полномочий), а во втором - секретарь, продвинувшийся по карьерной лестнице и способный в любую минуту, если это потребуется, на некоторое время заменить любого из секретарей в компании.

Требования к подобному специалисту: 25-35 (40) лет, высшее образование, хороший пользователь ПК (офисные приложения), делопроизводство, опыт работы от года офис-менеджером или от трех лет секретарем (помощником руководителя), опыт руководства небольшим количеством подчиненных.

Руководитель секретариата присутствует в штатном расписании крупных компаний, где насчитывается более десятка секретарей. В обязанности такого специалиста, как правило, вменяется: расстановка, управление и контроль за работой всех секретарей, решение возникающих конфликтов, определение графика работ. В некоторых компаниях должностные обязанности руководителя секретариата частично совмещены с функциями администратора (офис-менеджера).

Требования к такому специалисту: женщина, 27-40 (45) лет, высшее образование, хороший пользователь ПК (офисные приложения), делопроизводство, опыт работы референтом или администратором не менее 5 лет, опыт руководства персоналом.

Секретарь-переводчик- не часто встречающаяся должность, так как в обязанности такого специалиста вменяется в основном работа переводчика, безупречно владеющего одним или несколькими языками: подготовка и обеспечение переговоров, устные (в основном последовательные, редко - синхронные) и письменные переводы, сопровождение в загранкомандировках. Некоторые руководители на подобной должности предпочитают видеть мужчину.

Требования к такому специалисту: 25-35 (40) лет, высшее образование (строго лингвистическое), свободное владение одним или несколькими языками, знание специализированной лексики в зависимости от рода деятельности компании, опыт работы не менее двух лет, уверенный пользователь ПК (офисные приложения), деловой этикет.

Помощник (личный секретарь) руководителя- одна из самых ответственных секретарских работ, требующая "высшего пилотажа" и профессионализма. Хороший помощник, кроме своих профессиональных знаний и навыков, должен иметь очень развитые способности к аналитической деятельности, быть самостоятельным в принятии решений, а самое главное, быть очень хорошим психологом и знать характерные привычки своего босса не хуже, чем его близкие родственники. Все документы, прошедшие через помощника и идущие на стол руководителю, должны быть безупречны. Знание делового этикета в высшей степени востребовано на этой должности, так как умение личного помощника правильно вести себя на деловых встречах либо добавляет авторитет боссу, либо ставит его в неловкое положение.

Хороший помощник - большая редкость, и руководитель дорожит способным его правильно понять с первого раза секретарем, как собственной правой рукой, и нередко, меняя кресло в одной компании на кресло в другой, берет его с собой.

Требования к такому специалисту: женщина, 25-35 лет, высшее образование (специальное) в зависимости от должности руководителя (например, помощнику финансового директора желательно иметь финансово-экономическое образование), знание делопроизводства, опыт работы помощником от года,умение планировать рабочий день руководителя, опыт подготовки и обеспечения совещаний, деловых встреч, хороший пользователь ПК (офисные приложения).

В некоторых компаниях встречается должность вечернего секретаря. Как правило, это работа для студенток дневного отделения вузов. Мы не будем рассматривать экзотические секретарские вакансии, например секретарь-сторож, секретарь-хозяйка офиса и т. д.

Уровень заработной платы секретарей, как и всех сотрудников, конечно, зависит от положения компании, а также от предъявляемых секретарю требований к знаниям, опыту, навыкам и квалификации.

Более всего влияет на уровень заработной платы секретаря необходимость владения одним или несколькими иностранными языками.

Ниже представлена средняя заработная плата по г. Москве секретарей в зависимости от требований к владению иностранным языком. Все суммы указаны в долларах США.

Должность	Без владения иностранным языком	Английский язык на разговорном уровне	Английский язык на свободном уровне	Один из ин. языков -свободно. второй - на разговорном уровне	Два ин. языка - на свободном уровне
Секретарь	150-350	250-400	350-500	400-600	500-800
Секретарь-ресепшн	100-250	250-350	350-450	400-500	—
Секретарь-переводчик	—	—	350-600	500-1000	От 800
Руководитель секретариата	350-500	350-500	500-700	500-800	600-1000
Помощник руководителя	350-600	400-600	500-800	600-1000	от 1000

Источник: "Справочник кадровика" - №1, 2001 г.