Э.Г. Игнатьев,
генеральный директор консалтинговой группы "Дамос"

Обеспечение жизнедеятельности офиса и компании достаточно важная, хотя и незаметная с первого взгляда часть бизнеса. Некоторые руководители компаний несправедливо относят расходы по обеспечению работы офиса к ненужным тратам. Мы не будем рассказывать о том, что работа специалиста по административно-хозяйственной деятельности очень важна и необходима, наша цель - проанализировать ситуацию, связанную с состоянием дел на рынке таких специалистов.
Проблемы, связанные с обеспечением деятельности компании, возникают с момента открытия офиса (склада, магазина, производства и пр.) и зачастую требуют первоочередного решения.
В небольшой компании (10-30 чел.), как правило, все заботы по ее снабжению и решению других административно-хозяйственных задач ложатся на плечи руководителя (имеется в виду организация работы) и секретаря. Обычно секретарю делегируются полномочия по закупке канцелярских товаров, расходных материалов, возможно, контроль за уборкой помещений. Все остальные проблемы ложатся на плечи руководства компании: это и решение вопросов, связанных с благоустройством офиса (ремонт, телефоны, мебель и пр.), и контакты с коммунально-эксплуатационными, государственными и муниципальными контролирующими органами. Некоторая часть этих проблем снимается при аренде офиса в хорошем офисном центре, так как обычно они имеют специальную службу эксплуатации.
Необходимость в отдельном сотруднике, занимающемся административно-хозяйственной деятельностью, возникает у компании со штатом от 30 чел. Как правило, такие компании имеют небольшие по площади офисы. Руководитель уже не в состоянии вникать во все хозяйственные мелочи, хотя он, несомненно, владеет практически полной информацией по любому участку работы. В большинстве случаев на административно-хозяйственную работу приглашают мужчин 30-45 лет, не обязательно с высшим образованием. Не всегда в подобных компаниях существует четкое штатное расписание, а работники, как правило, имеют достаточно слабое представление о таком документе, как должностная инструкция.
Подобный сотрудник, занимающийся административно-хозяйственной деятельностью, на начальном этапе совмещает множество специальностей: он и грузчик, и ремонтник, и сборщик мебели, и электрик, и телефонист и прочее, прочее, прочее. Мастер на все руки - это, конечно, не профессия, да и большинство мужчин в таком возрасте, как правило, приобретают некоторые хозяйственные навыки. Казалось бы, таких сотрудников "пруд пруди", стоит только дать объявление, и вот она - очередь на собеседование, только выбирай.
Все действительно так, но, помимо всего прочего, от офис-менеджера (завхоза) требуются еще и некоторые человеческие качества: честность, преданность компании, самостоятельность. В ходе работы хозяйственник имеет дело с наличными деньгами, проследить за рациональным использованием которых крайне трудно. Это подтверждает и сам рынок: нередки случаи, когда компании, занимающиеся поставками канцтоваров и расходных материалов, предлагают "откат" офис-менеджеру, т. е. делятся с ним частью прибыли от закупок. Избежать соблазна нелегко. Большая часть увольнений связана как раз со случаями "нецелевого" использования средств.
Заработная плата такого специалиста колеблется от 250 до 500 долл. США, но чаще 300-400 долл. США.
В компаниях со штатом от 100 сотрудников административно-хозяйственной работой занимается уже несколько человек - АХО. Все задачи, вмененные в обязанности того или иного сотрудника, четко прописаны в должностной инструкции.
Как правило, отдельный сотрудник отвечает за ежедневное функционирование офиса, чаще всего он называется офис-менеджером, руководит обслуживающим персоналом офиса (секретари, курьеры, уборщицы и пр.) и занимается вопросами закупки канцтоваров и расходных материалов. Заработная плата 300-400 долл. США.
Отдельный сотрудник занимается хозяйственными вопросами, эксплуатацией и текущим ремонтом офиса (контроль за работой офисной техники, закупка и ремонт мебели и пр.). Заработная плата 200-350 долл. США.
Как правило, существует руководитель АХО, который отвечает за бесперебойное функционирование офиса. В его обязанности вменяется общий контроль за состоянием офиса и других помещений и территорий компании, планирование капитального ремонта, составление смет расходов на хозяйственные нужды. Также он ведет всю договорную работу с обслуживающими организациями и взаимодействует с государственными и муниципальными контролирующими органами. Труд такого сотрудника оплачивается в размере 350-500 долл. США.
В более крупных компаниях (от 300 чел.) существует более развитая структура, отвечающая за административно-хозяйственное обеспечение работы компании. Часто у таких компаний несколько помещений, нередко они расположены в некотором отдалении друг от друга. На каждом из объектов есть свой "хозяйственник" (офис-менеджер), который непосредственно занимается обеспечением хозяйственной деятельности на своем объекте.
Обычно в рамках АХО существует своя бригада, состоящая из сантехника, электрика, разнорабочих и других необходимых специалистов. Такая группа работает на объектах компании, осуществляет плановый и срочный ремонт коммуникаций, используется для других нужд компании, например сборки мебели, утепления окон и прочих мелких хозяйственных работ. Руководит работой начальник отдела, зачастую в ранге заместителя генерального директора. В его обязанности входит координация работы всего отдела, учет всех хозяйственно-финансовых операций. Зарплата - 500-1000 долл. США.
В некоторых компаниях в АХО входят также транспортный отдел и склад.
В больших компаниях (от 600-700 чел.) штат АХО (скорее, управления) может доходит до 30 чел. Отдел выполняет все функции, связанные с обеспечением работы компании: снабжение офиса, обслуживание и ремонт различного оборудования, инвентаризацию и учет материальных средств, числящихся за сотрудниками компании, эксплуатацию и ремонт различных помещений.
Руководитель подобного управления прежде всего должен обладать отличными организационными и коммуникативными способностями, так как ему приходится выполнять достаточно большой объем работ и по ходу работы находить общий язык как с рабочими, так и с чиновниками из различных государственных и муниципальных органов. Функционально он входит в круг первых заместителей генерального директора. Заработная плата такого специалиста -1200-2000 долл. США.
Если компания имеет производственные мощности или большие объекты в эксплуатации, то в состав административно-хозяйственного отдела может входить главный энергетик (600-800 долл. США).
Транспортный отдел организационно может входить как в АХО, так и в службу логистики (доставки). Заработная плата руководителя транспортной службы составляет 300-800 долл. США и во многом зависит от исполняемых должностных обязанностей и количества автомобилей.
Заведующий складом (складским хозяйством) руководит соответственно персоналом (кладовщики, грузчики) и самим складом. Оплата руководителя подобного уровня 300-600 долл. США в зависимости от площади складских помещений и специфики выполняемых обязанностей. Если говорить об общих тенденциях, то большинство руководителей компаний предпочитают на подобных позициях видеть мужчин (исключение составляют офис-менеджеры в отдельных небольших офисах), 28-45 лет, требования по наличию высшего образования ужесточаются по мере роста должностных обязанностей и ранга, опыт работы - не менее двух-трех лет (за исключением небольших компаний).

ТРЕБОВАНИЯ И УРОВЕНЬ СРЕДНЕЙ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ СПЕЦИАЛИСТОВ АХО

Должность	Пол	Возраст, лет	Образование	Опыт работы	Заработная плата, тыс. руб.
Разнорабочий	Муж.	20-45	Среднее, среднее специальное	Не обязателен	4-6
Специалисты по эксплуатации и ремонту оборудования и коммуникаций	Муж	25-45	Среднее, специальное техническое	Не менее года	6-9
Офис-менеджер (завхоз)	Муж.	28-45	Среднее специальное, высшее	Желательно не менее года	8-12
Офис-менеджер (руководство секретарями, курьерами и т. д., закупка канцелярских товаров и расходных материалов)	Жен.	25-40	Высшее	Не менее года	8-12
Начальник АХО при штате компании: -от 100 чел.	Муж.	30-45	Желательно высшее	От двух-трех лет	10-14
- от 300 чел.	Муж.	30-50	Высшее	Не менее трех лет	14-28
- от 600 чел.	Муж.	35-50	Высшее	Не менее трех лет	30-50
Главный энергетик	Муж.	30-50	Высшее специальное	Не менее трех-пяти лет	17-22